Podpisy na fakturach dokumentujących sprzedaż
16 kwietnia 2012
Źródło: Gazeta Podatkowa nr 26 (858) z dn. 2012.03.29
Jeżeli faktura przesłana jest bez elektronicznego podpisu, zawiera jednak wymagane przepisami prawa dane oraz zapewniona została autentyczność pochodzenia takiej faktury i integralność jej treści, to należy ją uznać za prawidłową w świetle obowiązujących przepisów prawa. Tak wynika z odpowiedzi Ministra Finansów na zapytanie poselskie nr 429.
Resort w swoim piśmie przypomniał, że szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT oraz dane, które powinny one zawierać, określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur. Wśród niezbędnych elementów, jakie powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, wskazanych w § 5 tego rozporządzenia, nie został wymieniony podpis wystawcy. Oznacza to, że fakturę niezawierającą podpisu wystawcy należy uznać za wystawioną prawidłowo (o ile zawiera wszystkie elementy wymagane przepisami wspomnianego rozporządzenia).
Ponadto Minister Finansów podkreślił, że mając na celu uproszczenie i unowocześnienie standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych, tak aby faktury papierowe i elektroniczne były traktowane w ten sam sposób, wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Weszło ono w życie z dniem 1 stycznia 2011 r.
Rozporządzenie to wprowadziło dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesłana faktura elektroniczna, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przy czym przez autentyczność pochodzenia faktury, stosownie do definicji zawartej w § 2 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
Minister Finansów podkreślił, że wskazane rozporządzenie nie przewiduje wymogu stosowania obligatoryjnie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI).
Powyższe metody zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia faktury są wymienione w rozporządzeniu tylko przykładowo. Oznacza to, że podatnik może stosować inne, dowolne środki zapewnienia tych cech faktury. Zatem metody te stały się jedynie opcją, z której przedsiębiorca może skorzystać.